Logement de fonction : 8 Questions Pour Tout Comprendre

En tant qu’employeur, vous pouvez fournir à vos collaborateurs certains avantages comme des tickets restaurant, une voiture ou un logement de fonction. Ce dernier peut même devenir un argument de recrutement dans certaines régions où la tension immobilière est très forte. C’est loin d’être son seul intérêt. 

Tour d’horizon des modalités de fonctionnement et des atouts du logement de fonction.

#1 - Logement de fonction : qu’est-ce que c’est ? 

Un logement de fonction est un appartement ou une maison mis à la disposition d’un salarié par son employeur. Le bien peut être : 

• vide ou meublé ; 
• fourni à titre gratuit ou moyennant une participation très réduite. 

Le logement de fonction est considéré comme un avantage en nature et assimilé à une forme de rémunération du collaborateur. Ce dernier a le droit de le refuser. 

Pour certaines professions, il existe une distinction entre : 

• le logement de fonction de « nécessité absolue », attribué à un collaborateur lorsque ce dernier doit être présent en permanence sur son lieu de travail ;  
• le logement de fonction « d’utilité de service » pour loger des salariés dont la présence permanente n’est pas indispensable.  

#2 - Employeur : pourquoi proposer un logement de fonction à vos collaborateurs ?  

Les entreprises qui ont recours à cette solution y trouvent plusieurs intérêts :  

• Un argument RH. Vos locaux se situent dans un des quartiers d’affaire de la Capitale ? Trouver une maison ou un appartement peut freiner certains candidats et les amener à refuser un poste. Proposer un logement de fonction à un talent courtisé vous donne une longueur d’avance lors du processus de recrutement. 
• La mise en pratique de la politique RSE. Vous êtes attaché au bien-être de vos collaborateurs ? Vous souhaitez reconnaître leurs compétences ? Faciliter la mutation et l’installation d’un salarié ou assortir une promotion d’un logement de fonction témoigne de votre engagement.  
• Un avantage fiscal. Il est possible d’optimiser les cotisations sociales à payer sur cet avantage en nature. 

#3 - Qui peut bénéficier d’un logement de fonction ? 

Cette disposition s’applique aussi bien aux salariés du secteur privé qu’aux fonctionnaires. Dans le privé, on pense notamment : 

• aux cadres et aux dirigeants de société ; 
• aux salariés ; 
• aux saisonniers dans le domaine de l’hôtellerie et de la restauration ; 
• aux gardiens et aux concierges… 

Dans l’administration, la fourniture d’un logement est régie par le Code général de la fonction publique (articles L721-1 à L721-5). Il peut ainsi être attribué à : 

• des gendarmes ou des militaires ; 
• des ministres et des hauts fonctionnaires ; 
• des professeurs des écoles ; 
• des directeurs de collège ou de lycée ;  
• des ambassadeurs et des attachés diplomatiques. 

#4 - Quelles sont les obligations de l’employeur ? 

Il existe tout d’abord des impératifs liés à l’avantage en nature et au contrat de travail. 

• La gratuité du logement. L’employeur propose le bien gratuitement ou moyennant une somme minime, qui ne peut en aucun cas être assimilé à un loyer. 
• La mention dans le contrat de travail de la mise à disposition du logement de fonction. Idéalement, vous joignez une annexe qui spécifie les conditions d’octroi et reprend le bail. On y trouve le montant des charges si c’est le locataire qui les paie. Les diagnostics techniques obligatoires, dont le DPE et les états des lieux sont aussi compilés.  
• Le respect des caractéristiques exigées dans la convention collective. Celle-ci peut notamment préciser le nombre de pièces nécessaires en fonction de la composition familiale. 
• Le paiement des cotisations sociales. L’avantage logement, comme le salaire, est soumis à ces cotisations. Deux solutions existent pour déterminer le montant de cet avantage. 

Vous fournissez gratuitement et le bail est au nom de l’entreprise ? Vous pouvez opter pour l’évaluation en valeur réelle ou l’évaluation forfaitaire. 

L’Urssaf publie chaque année un tableau qui définit ce forfait en fonction de la rémunération du salarié et du nombre de pièces. 

Exemple : un salarié gagne 3500 € bruts/mois à Paris. Vous mettez à sa disposition un logement meublé dans le 10e arrondissement. C’est un deux pièces d’environ 30 m2. 

• Au forfait, l’avantage en nature est estimé à 264,20 €/mois. 
• Au réel, cet avantage correspond plutôt à 1157 €/mois, sans compter les charges. 

À noter : si vous payez le loyer à la place du salarié mais que le bail est à son nom, on parle d’avantage en espèces. Vous devez déclarer la valeur réelle de cet avantage, lui aussi soumis aux cotisations sociales. 

Par ailleurs, certaines obligations sont relatives au statut de bailleur, dans le cas où le bien appartient à l’entreprise. On pense par exemple à : 

• La fourniture d’un logement décent. Les critères comprennent la surface et l’absence de risques pour la santé de l’occupant. Cela sous-entend aussi la mise à disposition d’équipements de base ainsi qu’une performance énergétique minimale. 
• La prise en charge des réparations et des travaux liés à la vétusté.
• La conformité réglementaire des documents relatifs à la location (bail, état des lieux, quittances de loyer, justificatif de charges). 

# 5 - Et celles du salarié ? 

Comme l’employeur, l’occupant du logement doit respecter à certaines conditions :  

• Il utilise le logement conformément à l’usage et aux termes indiqués dans le contrat.  
• Il jouit du bien paisiblement.  
• Il veille à son entretien et réalise les réparations locatives nécessaires comme remplacer un flexible de douche ou procéder à une retouche de peinture. 
• Il verse le montant de sa participation et des charges selon les modalités mentionnées dans le bail. 
• Il déclare l’avantage en nature aux services fiscaux lors de la déclaration annuelle des revenus.

#6 - Quel type de bail pour un logement de fonction ? 

Il est rare que les entreprises soient propriétaires des logements qu’elles proposent. En général, elles louent des biens pour les mettre ensuite à la disposition de leurs salariés. 

Dans ce cas, la législation permet de signer un bail société aussi appelé « bail logement de fonction » ou « bail Code civil ». Il est différent d’un bail d’habitation classique, car il échappe à la loi du 6 juillet 1989, texte de référence pour la location à titre de résidence principale du locataire.

De fait, le bail logement de fonction est plus souple, à la fois pour l’employeur et le propriétaire. Alors qu’un bail classique en location vide est de 3 ans (1 an pour du meublé), le bail Code civil n’impose aucune limite. Ainsi, il est tout à fait possible de prévoir 6 mois de location avec ou sans renouvellement automatique, selon la durée de la mission. 

De même, vous fixez librement la durée du préavis. Vous pouvez même opter pour un bail dont la date de fin est connue. 

Exemple : votre collaborateur vient à Paris pour 8 mois. Le bail est établi pour cette période, sans reconduction, et prend fin à la date définie. 

Le montant du dépôt de garantie n’est pas encadré. Vous vous mettez directement d’accord avec le propriétaire. Enfin, les charges sont réglées au réel ou au forfait.  

Les deux parties fixent librement le contenu du bail qui reprend : 

• la mention « le contrat est conclu dans le cadre de l’une des exclusions prévues à l’article 2 de la loi 89-462 du 6 juillet 1989 » ;
• la description du bien (adresse, typologie, surface habitable) ;  
• la destination des locaux ; 
• la liste des équipements obligatoires s’il est loué meublé ; 
• la durée du contrat, ses modalités de reconduction et de fin ; 
• le préavis, le cas échéant ; 
• le montant du loyer et des charges ; 
• le dépôt de garantie ; 
• les obligations de chacune des parties ; 
• certaines clauses comme les modalités de sous-location. 

À noter : avec ce type de bail, le bailleur peut établir librement le loyer, sans être contraint par les mesures d’encadrement en vigueur dans les zones tendues. 

#7 - Une assurance est-elle obligatoire ? 

L’occupant d’un logement de fonction n’est pas légalement tenu de souscrire une assurance habitation contre les risques liés au bien. 

Généralement, c’est l’employeur qui adhère à une police pour couvrir les dommages sur l’habitation en cas : 

• de dégât des eaux ; 
• d’explosion ou d’incendie domestique. 

Bon à savoir : vous proposez un bien à plusieurs salariés qui se succèdent ? Cette assurance permet de le protéger pendant les périodes de vacance entre deux occupants. 

En revanche, il est important de noter que cette assurance ne couvre pas les biens du locataire. Elle ne l’assure pas non plus contre les dommages qui pourraient être causés à des voisins ou à d’autres personnes. 

Pour être bien protégé, votre collaborateur peut alors souscrire une : 

• responsabilité civile qui inclut la garantie recours des voisins et des tiers ; 
• multirisque habitation. 

En parallèle, la loi autorise aussi le bailleur à prendre une assurance PNO (propriétaire non occupant). 

#8 - Fin du contrat de travail : que devient le bail ? 

Le bien étant qualifié de logement de fonction, il est attaché au contrat de travail. Dès que ce dernier s’arrête, l’attribution du logement prend fin. 

Le collaborateur ne dispose pas d’un droit au maintien : il doit rendre les clés à l’échéance du contrat. En revanche, il peut y rester jusqu’au terme de son préavis, même si vous le dispensez de l’effectuer. 

Dans le cas d’un licenciement pour faute grave, votre salarié ne bénéficie pas d’un préavis. Il doit restituer l’appartement ou la maison à la date du licenciement. 

Il existe toutefois un cas particulier. En effet, un employé d’immeubles à usage d’habitation comme un gardien peut prétendre à un préavis de 3 mois, même en cas de faute grave. 

Bon à savoir : un bail peut intégrer une clause qui prévoit le changement d’occupant. C’est pratique car : 

• vous diminuez les formalités administratives ; 
• vous disposez d’une plus grande marge de manœuvre. 

Vous signez ainsi un bail long avec le propriétaire et gérez le bien à votre convenance, pour y loger plusieurs salariés successifs. Toutefois, le bailleur peut exiger que vous l’informiez à chaque nouvelle arrivée. Ces mentions sont à discuter lors de la rédaction du contrat de location. 

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