L’état des lieux est un document obligatoire qui fait partie intégrante du bail de location, que cette dernière soit meublée ou vide. Il est complété à deux occasions : lors de la remise des clés et au moment de leur restitution en fin de bail.
La préparation et le remplissage de l’état des lieux sont des étapes primordiales qui méritent votre attention. Découvrez nos conseils pour réaliser ces démarches avec succès.
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Sommaire |
#1 Considérez l’intérêt d’effectuer un état des lieux
Les états des lieux d’entrée et de sortie sont des documents obligatoires qui sont annexés au contrat de bail d’habitation. Outre ces considérations légales, il est dans votre intérêt de ne pas négliger cette étape. En effet, c’est grâce à elle que vous attestez des conditions dans lesquelles se trouve le logement à un instant donné. Vous constatez alors précisément l’état :
- des pièces (porte, murs, sols, vitrage, éclairages…) ;
- des meubles, de l’électroménager et des équipements (comme la vaisselle) dans le cas d’une location meublée.
En comparant l’état des lieux réalisé à l’entrée et à la sortie, vous pouvez justifier une éventuelle demande de remise en état ou une retenue sur le dépôt de garantie. En cas de litige, il permet aussi de déterminer les responsabilités de chacune des parties.
#2 Réalisez l’état des lieux d’entrée
À la remise des clés, vous allez compléter un état des lieux d’entrée. Procédure, contenu, délai : détaillons les points essentiels pour maîtriser cette étape.
Démarche à suivre
Il est conseillé de réaliser l’état des lieux dans de bonnes conditions d’éclairage, idéalement en journée pour profiter de la lumière naturelle. Vous inspectez conjointement l’état général de chaque partie du bien et les équipements obligatoires pour une location meublée.
Pour cela, il faut passer en revue chacune des pièces du logement : salon, salle de bain, cuisine, débarras, etc. Décrivez l’état des différents éléments comme les murs, le sol, les fenêtres, la robinetterie, les radiateurs, la literie, les ustensiles de cuisine, etc.
Le document est établi à l’amiable, par écrit, en deux exemplaires. II peut être complété par un tiers mandaté : par exemple, un agent immobilier. Si une des parties est manquante ou non représentée, un commissaire de justice (plus connu sous le nom d’huissier de justice) peut la remplacer.
Cet état des lieux est ensuite remis en main propre ou par voie dématérialisée à chaque partie. Il est à conserver précieusement, jusqu’à 3 ans après la fin de la location.
Contenu indispensable
L’état des lieux d’entrée doit contenir les informations suivantes :
- la mention « état des lieux d’entrée » ;
- la date de réalisation ;
- l’adresse du bien loué ;
- le nom et la dénomination des parties (bailleur, mandataire, locataire) ;
- le relevé des compteurs d’eau et d’électricité ;
- le nombre de clés et leurs types ;
- l’état des lieux et des équipements en notant par exemple, bon, d’usage ou mauvais pour chaque item et des commentaires éventuels ;
- la signature de chaque partie.
Cet état des lieux d’entrée, comme celui de sortie, est qualifié de contradictoire. En signant, vous et votre locataire attestez de votre présence et de votre accord.
Le format doit permettre une comparaison facile de l’état du logement à l’entrée et à la sortie des lieux. Vous pouvez utiliser :
- un document unique où sont présentes les colonnes « à l’entrée » et « à la sortie » ;
- deux documents distincts, mais à la présentation similaire.
En tant qu’experts de la gestion locative, notamment dans le cadre de location aux entreprises, nos conseillers Paris Attitude peuvent vous fournir un modèle d’état des lieux. Contactez-nous, nous vous répondrons rapidement.
Délai de modification
Dans les 10 jours calendaires qui suivent la réalisation de l’état des lieux, le locataire peut demander une modification. En revanche, pour les systèmes de chauffage, le délai de correction court pendant le premier mois de la période de chauffe. En cas de refus du bailleur, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation.
Coût d’un état des lieux
Si vous faites appel à un agent immobilier pour réaliser cette prestation, les frais sont répartis entre vous et votre locataire. La participation de ce dernier ne peut dépasser :
- la moitié du total ;
- un montant de 3 € TTC/m² de surface habitable.
Il faut comparer les 2 valeurs et prendre la plus petite des 2 pour déterminer la part à régler par le locataire.
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Bon à savoir : Vous sollicitez un commissaire de justice ? Les sommes qu’il facture sont réglementées. Comptez 158,58 € pour moins de 50 m², 180 € entre 50 et 150 m² et 256,89 € si votre logement fait plus de 150 m². Ce coût est également à partager entre le propriétaire et le locataire. |
#3 Établissez l’état de lieux de sortie
Votre locataire quitte le logement ? C’est le moment de réaliser un second état des lieux pour décrire les évolutions constatées dans votre logement.
Au moment du départ du locataire
L’état des lieux de sortie s’effectue au moment où l’occupant rend les clés. Assurez-vous de le réaliser dans de bonnes conditions d’éclairage. Comme à l’entrée, cet état des lieux est accompli à l’amiable et de façon contradictoire par le locataire, le propriétaire (ou son représentant).
Chaque partie doit donc être présente : nous vous conseillons de convenir d’une date de rendez-vous par courrier recommandé avec avis de réception. Si vous déléguez l’exécution de l’état des lieux de sortie à un agent, les frais sont entièrement à votre charge. Si le constat amiable n’est pas possible, un commissaire de justice peut être mandaté. Dans ce cas, le coût est partagé entre les deux parties.
Mentions obligatoires
La forme du document est identique à celle de l’état des lieux d’entrée pour faciliter la comparaison. Certaines mentions sont reprises : nom, désignation des parties, adresse du bien loué. Il doit comporter obligatoirement :
- la mention « état des lieux de sortie » ;
- l’adresse du nouveau domicile du locataire ;
- la date de réalisation de l’état des lieux d’entrée ;
- pour chaque pièce et composante du logement, une description précise de son état ;
- le relevé des compteurs individuels d’eau et d’électricité.
Relever les compteurs sert à régulariser les consommations effectives du locataire. Cela lui permet aussi de résilier ses abonnements. Après la signature, récupérez tous les doubles de clés : porte d’entrée, boîte aux lettres, ainsi que les badges de portail ou de garage.
#4 Évitez les erreurs courantes !
Ces étapes sont fastidieuses, mais nécessaires. Pour bien les réussir, pensez à :
- Préparez la visite en amont. Consultez le modèle du document et les champs qui doivent être remplis. Pour l’état des lieux de sortie, relisez celui fait à l’entrée. L’objectif : être à l’aise avec cette procédure.
- Prenez votre temps. Il convient d’inspecter réellement et en détail chaque pièce, y compris le fonctionnement des appareils électriques.
- Soyez objectif. Le but n’est pas de minimiser ni de dramatiser les observations, mais de constater l’existant.
- Soyez précis dans les descriptions. Pour éviter toute subjectivité, détaillez factuellement chaque élément dégradé (trou, tâche) et sa localisation.
- Faites preuve de transparence et dialoguez avec le locataire. Chacun doit être d’accord avec le constat effectué. Plus il sera clair, objectif, et documenté, moins la contestation sera possible.
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Astuce : Prenez des photos lors de l’état des lieux d’entrée, datez-les et faites-les signer par l’autre partie. Elles seront utiles à la sortie, surtout si le locataire reste longtemps dans le bien. |
Vous n’êtes pas à l’aise avec cette procédure ? Pour garantir votre sérénité et avoir l’assurance d’un travail optimal, demandez l’aide d’un agent immobilier ou d’un professionnel de la gestion locative.
#5 Gérez les responsabilités lors de l’état de lieux de sortie
Les états des lieux font office de preuve. Vous allez les comparer pour établir ce qui relève de la vétusté ou d’une éventuelle détérioration.
Usure normale du bien
Les équipements et les matériaux se dégradent naturellement avec le temps ou un usage normal. C’est la notion de vétusté. Les observations notées lors de l’état des lieux de sortie qui résultent de la vétusté ne peuvent pas entraîner de retenue sur le dépôt de garantie. Dans ce cas, la rénovation et les travaux sont à la charge du propriétaire.
Constat de dégradation
Si vous constatez des détériorations imputables au locataire (vitre brisée, trous, prise arrachée), vous pouvez conserver une partie ou la totalité du dépôt de garantie. Vous devez alors justifier les coûts des réparations à l’aide d’un devis d’artisan ou de tickets de caisse de matériaux.
Si le locataire n’est pas d’accord, il peut contester l’état des lieux de sortie. Il se tourne, dans ce cas, vers un conciliateur de justice ou la commission de conciliation de son département. En cas de désaccord, l’affaire est portée devant un juge.
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