Vos collaborateurs sont amenés à partir loin de chez eux pour des séminaires, des formations ou une mission longue durée ? Quel que soit le motif de ce déplacement, il est important qu’ils puissent occuper une chambre ou un appartement confortable et pratique.
Découvrez le plan d’action pour trouver le logement idéal pour vos salariés en déplacement professionnel.
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1. Listez les différentes options pour loger vos collaborateurs en déplacement
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour loger un salarié en déplacement. Découvrez pour chacune, les avantages et les inconvénients avant de prendre votre décision.
La traditionnelle chambre d’hôtel
Une chambre d’hôtel est généralement la première idée qui vient en tête quand on pense « déplacement professionnel ». Ces établissements proposent :
- une grande flexibilité et la possibilité de réserver à la nuitée ;
- des services associés comme le petit-déjeuner, la blanchisserie et le ménage ;
- une réception ouverte 24h sur 24 en cas de besoin.
Ils sont situés idéalement en plein centre-ville ou près des centres d’affaires. Certaines chaînes ont développé des offres business pour répondre à vos besoins et à ceux de votre collaborateur. Elles incluent notamment la mise à disposition de salles de réunion ou d’espaces de coworking.
Si la chambre d’hôtel est une solution pratique, elle n’en présente pas moins quelques inconvénients :
- Le tarif. Le montant de l’hébergement devient conséquent si le salarié doit séjourner plus de quelques jours. Par ailleurs, dans certaines zones très attractives comme Paris ou les littoraux, les prix peuvent varier selon la saison ou l’organisation d’événements importants. Les JO de Paris 2024 en sont un très bon exemple.
- Le manque de convivialité. Les hébergements hôteliers se ressemblent et n’ont pas ce petit plus qui fait que l’on se sent chez soi.
Cette solution est indiquée pour les très courts séjours, comme une visite client ou un séminaire ponctuel de quelques jours.
Un appartement en location meublée, pour un séjour confortable
Si votre salarié est amené à se déplacer pour une période plus longue ou de façon régulière, pourquoi ne pas opter pour la location d’un appartement meublé ? Il y trouvera le confort d’un logement prêt à vivre où il n’a plus qu’à poser ses valises.
Vous pouvez trouver un bien à la fois :
- fonctionnel et totalement équipé (linge de lit et de maison) ;
- doté d’une connexion Wi-fi ;
- décoré avec goût pour un agréable cadre de vie ;
- situé dans un quartier animé ou résidentiel de la ville.
La location meublée permet aux entreprises de maîtriser le coût d’hébergement et de moins subir les variations saisonnières ou événementielles. C’est aussi la solution idéale pour les moyens ou longs séjours, les déplacements récurrents ou les collaborateurs en mutation.
En revanche, la partie logistique peut sembler plus contraignante. À moins de vouloir traiter directement avec les propriétaires ou de posséder des biens, passer par des agences spécialisées comme Paris Attitude simplifie le processus. Ces dernières proposent par ailleurs des services additionnels pour une prestation intégrale.
Un appart-hôtel et son offre de services
Loger dans un appart-hôtel offre la flexibilité de la chambre d’hôtel et la fonctionnalité d’une location. Votre salarié dispose d’une cuisine, d’un coin salon et d’un bureau. Il profite aussi de certains services hôteliers à la carte, comme le ménage.
Néanmoins, la gamme est moins étendue. Par exemple, le service d’étage n’est généralement pas proposé dans ce genre de résidence. Parmi les autres inconvénients, on note aussi :
- des disponibilités variables ;
- le manque de personnalisation ;
- la localisation près des lieux touristiques.
Alliant budget maîtrisé et services basiques, l’appart-hôtel est à privilégier pour les déplacements de courte à moyenne durée.
La colocation, une solution alternative
Cette solution relativement récente revient à partager un logement avec plusieurs autres personnes de la même entreprise ou d’organisations différentes. Chacun dispose de sa chambre individuelle et les espaces de vie — la cuisine, le salon et la salle de bains — sont communs.
Les atouts du coliving ?
- Il favorise la cohésion d’équipe en permettant aux personnes de passer du temps ensemble en dehors de leur cadre de travail.
- Il donne accès à des endroits inhabituels, plus atypiques qu’une chambre d’hôtel.
En revanche, la colocation sous-entend le respect des règles de la communauté et une bonne communication entre tous. De plus, cette solution n’est pas adaptée pour les salariés en mutation qui déménagent avec leur famille.
Enfin, même si la colocation représente une solution économique pour les entreprises, il faut prendre en compte :
- les démarches administratives ;
- la qualité parfois inégale des logements.
2. Identifiez les besoins de vos salariés en déplacement
Afin de trouver le logement qui correspond parfaitement à la situation, réfléchissez aux attentes du collaborateur pendant ce voyage d’affaires. Pour cela :
- Définissez précisément le type de déplacement. Parle-t-on de journées, de semaine ou plus ? S’agit-il d’une mutation ?
- Dressez son profil. Se déplace-t-il seul, en famille ou avec d’autres collègues ?
- Pensez aux éléments qui peuvent améliorer le cadre de vie pendant son séjour. Il peut s’agir d’un logement meublé avec soin. C’est aussi le cas de prestations supplémentaires comme le wi-fi, la navette depuis l’aéroport ou la consigne à bagages pour les transferts.
3. Définissez les critères de sélection du logement
Pour établir votre cahier des charges et trouver le meilleur prestataire, tenez compte des paramètres suivants.
La localisation et les services
Examinez la diversité de logements proposés par l’hôtelier ou l’agence immobilière. Le nombre de chambres ou d’appartements est-il important ? Notez aussi l’emplacement des biens pour contrôler l’adéquation avec vos besoins.
L’idéal est de pouvoir disposer de biens qui se trouvent près des quartiers d’affaires, mais également dans les zones résidentielles de Paris et des grandes métropoles.
Vérifiez ensuite le niveau d’équipement du bien : possède-t-il un coin cuisine, des appareils high-tech, des meubles design ? Un catalogue qui intègre des milliers de logements aux prestations complètes vous assure de toujours profiter d'un bien parfait pour chaque salarié.
Le budget
Comparez les coûts de chaque solution et confrontez-les au budget que vous souhaitez allouer au logement. Il est important de prendre en compte :
- L’équilibre entre le tarif et le bien-être de votre collaborateur. Un salarié qui séjourne dans un hôtel à petit prix et au confort sommaire risque d’aborder sa journée de travail dans des conditions dégradées.
- Les variations tarifaires éventuelles.
- Le montant des honoraires ou des frais appliqués par le prestataire.
La flexibilité et la praticité
Pour accompagner la mobilité professionnelle de vos collaborateurs, il est indispensable de disposer d’une solution flexible et pratique. En effet, vous devez avoir la possibilité de réserver au dernier moment sans chercher pendant des heures.
Demandez à votre interlocuteur :
- Les détails sur la procédure de réservation (espace en ligne, téléphone).
- Le choix de logements. Pouvez-vous modifier une réservation (type de bien, nombre de personnes, dates), l’annuler et si oui, jusqu’à quand ?
- La durée des séjours. Y a-t-il un minimum, un maximum à respecter ?
Le sérieux du prestataire
Plusieurs éléments peuvent vous renseigner sur le professionnalisme du groupe hôtelier ou de l’agence :
- La réactivité. Faites une simulation et observez le temps de réponse.
- Les avis clients.
- Le partenariat avec de grandes entreprises.
- Les garanties mises en avant comme un service client dédié ou une assurance locative.
4. Respectez la réglementation et vos obligations d’employeur
En tant qu’employeur, vous devez respecter le cadre légal et les conventions collectives en matière de voyages d’affaires ou de déplacement professionnel.
Celles-ci vous obligent notamment à :
- fournir un logement décent ;
- prévenir vos collaborateurs au moins 48 heures à l’avance ;
- rembourser ou prendre en charge les frais de voyage.
Vous devez prendre soin de la santé et de la sécurité de vos salariés, y compris pendant ces déplacements. Pour cela, il peut être intéressant d’établir une politique interne qui définit des règles claires et transparentes.
En parallèle, se préoccuper du bien-être des salariés augmente leur satisfaction et apporte de nombreux avantages à votre marque employeur. La productivité de votre entreprise s’en trouvera améliorée.
Vos collaborateurs se déplacent d’ici peu à Paris ? Découvrez les locations meublées proposées par Paris Attitude.
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