La gestion du temps au travail est cruciale pour réaliser ses objectifs professionnels ! Parfois on a l’impression de ne pas avoir assez de temps pour mener à bien l’ensemble des missions prévues pour notre poste, c’est très frustrant ! Pour gagner en productivité, que l’on soit employé, manager ou entrepreneur, nous pouvons mettre en pratique certains conseils pour optimiser notre temps de travail. Découvrez ici toutes les astuces pour gérer son temps efficacement au sein de votre entreprise, sans bâcler vos dossiers
Définir les priorités en allant à l’essentiel
Quelles sont vos tâches les plus urgentes ? Dans une optique d’optimisation de votre temps, concentrez-vous sur les tâches qui ne peuvent pas être remises à plus tard.
Focalisez-vous sur l’essentiel, même si vous souhaitez vous approcher de la perfection. En effet, pour être efficace, il faut savoir s’arrêter lorsque les choses sont suffisamment bien faites. Ne cherchez donc pas toujours la perfection ! Sachez dire non à des tâches qui vous font perdre du temps et de la productivité et dédiez-vous aux tâches qui comptent vraiment.
Ne participez qu’aux réunions vraiment indispensables pour votre poste. D’ailleurs, certaines réunions s’éternisent sans raison. On se laisse aller aux bavardages, en perdant de vue les vrais objectifs. Pour éviter cela, prévoyez un délai bien précis pour des réunions courtes, de maximum 45 minutes, ce qui vous motivera d’ailleurs à vous concentrer pleinement en raison du temps limité !
Evitez de consulter vos emails toute la journée : vous pouvez choisir un créneau par jour pour vous dédier aux réponses. Gagnez du temps en travaillant pendant vos trajets : certaines applications vous permettront d’effectuer certaines tâches comme la planification de projets ou la prise de notes.
Déléguer le travail pour optimiser son temps
N’ayez pas peur de déléguer certaines de vos tâches, vous pourrez toujours garder la maîtrise des projets. Faites un point quotidien avec vos collaborateurs pour suivre la totalité des actions. Confiez certaines missions qui ne correspondent pas à votre spécialité, pour qu’elles soient réalisées plus rapidement et de façon efficace.
Rester concentré
On se plaint de ne pas avoir assez de temps… Mais combien de temps perdons-nous pour des activités qui n’ont pas de grand intérêt pour notre activité professionnelle ?
Le smartphone et les réseaux sociaux sont bien tentants mais ne sont pas l’idéal pour optimiser son temps. Au travail, soyez concentré sur vos tâches et essayez de ne pas vous laisser distraire par les interruptions des collègues, les emails inutiles, le surf sur internet qui est extrêmement chronophage… Réservez tout cela pour vos moments de pause ou pour quand vous serez rentré chez vous. Le temps que vous aurez gagné pourra être utilisé pour rencontrer vos amis, plutôt que de leur parler simplement par message !
S'organiser : le b.a.-ba de l'optimisation du temps
Vous avez tellement l’impression que le temps ne vous suffira pas et que vous avez tendance à être multitâches ? N’essayez pas d’effectuer plusieurs tâches à la fois, il est préférable d’être concentré sur une seule et même tâche pour réussir pleinement ! Organisez votre journée selon une routine structurée, en vous octroyant des moments de pause bien mérités. Si vous avez tendance à procrastiner, commencez par effectuer les tâches les plus simples et qui nécessitent de l’exécution, plutôt que de la réflexion. Travaillez votre procrastination, divisez les gros projets dans des petites tâches plus facilement abordables.
Certains jours vous serez plus productifs que d’autres, c’est normal ! Vous aurez des jours où vous serez capables de travailler 12 heures d’une seule traite et d’autres pendant lesquels votre énergie sera en baisse. Soyez-en conscient, misez sur les périodes où vous êtes au top.
Evitez les déplacements inutiles et profitez des solutions de webconférence, webinar, et visioconférence pour gagner du temps à consacrer à d’autres activités.
Anticiper : le secret pour une gestion du temps efficace
Pour gagner du temps, il est fondamental d’anticiper les actions à venir. Faites le point avec le reste de l’équipe sur ce qui est important mais pas encore urgent.
Pour cela, vous pouvez compter sur la technologie : elle arrive à la rescousse pour nous aider à optimiser notre temps de travail ! Utilisez tout ce qui vous permet de gagner du temps précieux. Pensez aux agendas et aux rappels automatiques pour visualiser vos échéances et anticiper votre travail. Mettez des deadlines à vos tâches à effectuer, pour pouvoir tout prévoir plus facilement.
Définissez une durée estimée que vous destinerez à l’accomplissement de vos tâches, en prévoyant large et en prenant en compte les imprévus qui peuvent toujours survenir. Prévoyez tout cela à l’avance pour créer un planning prévisionnel par jour, par semaine et par mois.
Accepter de changer vos habitudes
Si vous souhaitez gagner du temps, chamboulez vos habitudes.
Levez-vous tôt, arrivez plus tôt au travail pour travailler en mode tranquille, sans les distractions des collègues avec des discussions et des pauses café à répétition : cela vous permettra de commencer votre journée d’une façon plus efficace. Partir plus tôt pour le travail vous permet aussi d’éviter les embouteillages et la foule dans les transports en commun, et donc la source de stress et d’énervement que cela engendre. Et puis, comme vous êtes arrivé plus tôt ce matin, vous aurez bien le droit de quitter le travail avant tout le monde en fin de journée : vous l’aurez bien mérité !
Mais avant de partir, soyez sûrs de bien prévoir les tâches à faire pour demain, nettoyez votre bureau, déconnectez-vous de tout, pour pouvoir rentrer chez vous en ayant la tête libre de toute pensée liée à votre poste de travail et profiter de votre soirée avec vos amis ou votre famille.
Et pour finir, prenez bien soin de vous !
Comment être plus productif et efficace ? Cela se fait aussi en adoptant tout simplement un style de vie sain, en mangeant de façon adéquate pour que vous puissiez vous donner à fond dans votre travail chaque jour. Dormez suffisamment, ne pensez pas aux tâches qui vous attendent au travail le lendemain pour ne pas augmenter votre stress. Prévoyez des moments de détente, récompensez-vous pour tous vos efforts pour gagner du temps au travail. Les résultats ne tarderont pas à arriver.
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