Avec le coworking ou encore le télétravail, on assiste à une véritable révolution des modes de travail. À l'ère du numérique, de nombreuses entreprises adoptent le concept de travailler à distance. Pour faciliter la tâche de celles qui franchissent le pas, plusieurs outils collaboratifs ont vu le jour. Pour se retrouver dans cette pléthore de solutions, il faut nécessairement prendre en compte un certain nombre de critères. Nous vous proposons ici différents outils mis à la disposition des entreprises pour un travail à distance efficace.
Outils collaboratifs : définition, présentation et utilité pour les entreprises
Un outil collaboratif ou plateforme collaborative désigne une solution destinée au travail à distance ou en équipe. Il permet de partager, de traiter et de gérer des documents, des fichiers et différents types de données entre divers utilisateurs. Dans certains cas de figure, le partage, le traitement et la gestion de ces éléments susmentionnés a lieu entre systèmes. Les outils collaboratifs se déclinent sous une variété de formes afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Les ingénieurs en nouvelles technologies qui les conçoivent font preuve d'ingéniosité pour allier efficacité et praticité.
D'une manière générale, ces solutions sont pensées comme des espaces de travail collaboratif. Dans leur conception, ces derniers restent non seulement visibles, mais également accessibles des groupes d'utilisateurs, peu importe l'endroit où ils se trouvent physiquement. Il faut par ailleurs noter la capacité de synchronisation des changements apportés aux fichiers ou données entre utilisateurs de ces outils. Grâce à cette caractéristique, chaque membre du groupe peut disposer de la dernière version dans le cadre d'un projet en cours.
Pour ce qui est de leur utilité, ils permettent d'augmenter la productivité au sein d'une équipe ou encore d'un groupe d'individus. En clair, les outils de collaboration contribuent fortement à la compétitivité au sein des entreprises qui les utilisent pour travailler à distance. Au nombre des bénéfices de ces instruments, on peut citer le gain de temps en matière de communication interne des entreprises par la réduction des échanges de mails. Ils constituent un moyen efficace de renforcement de la culture d'entraide et de partage au sein des groupes. L'usage des plateformes collaboratives est en outre indispensable pour la fluidité du partage de documents et d'informations. L'intérêt d'un outil collaboratif réside enfin dans la capacité à favoriser l'intelligence collective et la conceptualisation des idées et le regroupement des collaborateurs en un même lieu.
Les différents outils de collaboration destinés aux entreprises
Comme mentionné plus haut, il existe un large éventail d'outils collaboratifs pour les entreprises qui souhaitent faire travailler certaines de leurs équipes en ligne. Pour tirer un meilleur parti de ces solutions, chaque utilisateur doit alors définir clairement ses besoins en termes d'objectifs à atteindre. Il faut être par conséquent en mesure de se retrouver le moyen le plus approprié d'améliorer la productivité de vos groupes au sein des catégories disponibles.
Les outils de gestion de projets
Dans cette famille d'outils collaboratifs, on retrouve des solutions telles que Slack. Plébiscité par près de 3 millions d'utilisateurs à travers la planète, ce logiciel SaaS permet d'accomplir diverses tâches. Il s'utilise ainsi pour assurer une communication directe au sein d'un groupe par le biais de messages privés ou de channels. Il s'agit également d'un logiciel de gestion de projet efficace pour les échanges de fichier et la sauvegarde de l'historique des conservations. Cet outil est gratuitement disponible aussi bien sur les dispositifs tournant sous Android que ceux embarquant iOS.
Basé sur la Kanban de Toyota, Trello est également un outil de collaboration que vous pouvez utiliser pour gérer efficacement vos projets à distance. Il permet d'obtenir un planning organisé en planches lisant des cartes. Ces dernières désignent des objectifs ou des tâches à accomplir. Parfaitement mobiles d'une planche à une autre selon le niveau d'avancement du projet, il est possible de les affecter à des utilisateurs spécifiques. En fonction de vos besoins, vous pouvez ajouter des pièces jointes ou adjoindre des liens.
Meistertask est en outre un outil collaboratif intéressant pour la gestion de projets en groupe au sein des entreprises. Spécialement conçu pour les équipes qui travaillent en mode projet, il séduit par son intuitivité. Il s'agit de la solution parfaite pour réaliser des tableaux de bord projets, des tableaux Kanban, des calendriers éditoriaux ou encore les entonnoirs de vente. Meistertask est aussi destiné à la centralisation de sprints de développement.
Les solutions dédiées au stockage de données
Parmi les outils collaboratifs conçus pour le stockage des entreprises, on peut citer Dropbox. Cette solution de collaboration et de partage de documents ou de fichiers rencontre un franc succès dans l'univers du travail à distance. Pour preuve, il compte plus de 500 millions d'utilisateurs dans le monde. Le fait que près de 150 000 entreprises disposent abonnement Dropbox Business est un autre indicateur de la fiabilité de ce service de stockage en ligne.
Les outils collaboratifs de communication
Dans cette catégorie des outils collaboratifs tels que Mailchimp et Swabbl font partie des plus utilisés. Solution de mailing marketing pour les TPE et PME, Mailchimp se démarque à la fois par sa facilité d'utilisation et sa gratuité. Il s'agit d'un moyen simple pour les entreprises de créer des campagnes sur-mesure sans qu'il ne soit nécessaire de disposer de connaissances techniques.
Quant à Swabbl, il s'avère particulièrement efficace pour la mobilisation des réseaux internes et externes des entreprises. Il offre la possibilité aux membres d'une même entité ou organisation d'optimiser la publication des opportunités et de leurs besoins business. Sa force réside dans sa capacité à permettre une meilleure structuration de celle-ci afin d'avoir des contacts qualifiés ainsi que des mises en relation de confiance en un temps record. Cette rapidité étant due aux réponses fournies par les autres personnes du groupe. Swabbl se fonde sur le principe d'échange rapide de contacts entre des membres d'une même business team.
Cette liste n'est pas exhaustive. Il existe des outils collaboratifs pour la sécurisation de vos données comme Kisi. Avec ce système, vous pouvez facilement procéder au verrouillage des portes d'une salle de coworking ou les portes d'entrée d'un bureau.
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