De la préparation bâclée au manque de ponctualité en passant par une assignation des responsabilités et des tâches mal pensée, les raisons des échecs de vos réunions sont nombreuses. Pas de panique, il est encore possible de changer la donne. Il existe des astuces pour organiser une réunion efficace et productive.
Fixer des objectifs précis pour organiser une réunion efficace
Gardez à l'esprit que la réussite repose en partie sur une bonne préparation de celle-ci. Pour que cette rencontre soit productive, vous devez la programmer que si et seulement si vous déterminez son utilité. Pour ce faire, définissez avec précision les objectifs de ce rendez-vous avec vos collaborateurs. Cette démarche vise à établir un ordre du jour concis et clair en prenant soin de détailler les différentes thématiques à traiter. Ce travail correctement effectué vous facilite la tâche dans l'évaluation du temps requis pour la séance. À cette occasion, vous pouvez supprimer certains points que vous ne jugez pas nécessaires. Vous devez être raisonnable en restreignant au maximum la durée de la réunion. Ce qui implique que vous ne reteniez que les points essentiels. Au surplus, vous réservez les questions secondaires pour la fin de la rencontre. Vous les aborderez si le temps vous le permet.
Bien choisir les participants
Le choix des participants est une condition nécessaire pour organiser une réunion productive. Il faut veiller à ce que les collaborateurs conviés à la rencontre aient effectivement un intérêt à y être. Une telle diligence permet de réduire le risque d'ennui chez les personnes invitées à ce rendez-vous de travail. Informez à l'avance les participants de la tenue de la séance en précisant l'ordre de celle-ci et son amplitude horaire. Pour ce faire, n'hésitez pas à recommander à ces derniers à se préparer à prendre part à une discussion élaborée. Dans cette optique, vous pouvez préciser à chaque collaborateur concerné le sujet sur lequel il interviendra. Le respect de ces consignes vous évite toute improvisation et par voie de conséquence l'inefficacité qui en découle. Pour une optimisation de la dynamique des débats, limitez le nombre de participants à 8 ou 10 personnes.
Trouver le bon lieu et le bon moment
Pour organiser une réunion efficace, le choix de l'endroit où elle se tient est d'une importance capitale. Vous devez donc choisir une salle parfaitement adaptée. Celle-ci doit favoriser une concentration optimale des participants. Il faut par conséquent éviter certains lieux comme le bureau du patron ou encore les salles dites aveugles. C'est le cas notamment de celles qui ne reçoivent pas la lumière du jour ou disposant de parois en béton. Ces dernières ont l'inconvénient de réverbérer le son. Misez alors sur une salle avec des murs clairs. Côté équipement, privilégiez une table en U afin de placer l'animateur au centre du groupe.
Il convient par ailleurs de trouver le moment pour l'organisation d'une rencontre productive. Programmez votre réunion de préférence très tôt le matin. Évitez autant que possible les débuts d'après-midi, c'est-à-dire le créneau compris entre 14 heures et 16 heures. Cette période de la journée est contre-productive pour ce type de rendez-vous car elle est synonyme de digestion. Il s'ensuit que le cerveau est moins agile et donc inapte pour des échanges constructifs. Pour ce qui est du jour de la réunion, le mardi est approprié pour une rencontre hebdomadaire.
Opter pour une animation par l'écoute
Veillez à choisir un animateur avec un sens de l'écoute. En sa qualité de régulateur du rythme de la réunion, il doit être en mesure de laisser les autres s'exprimer en évitant de monopoliser la parole. Miser sur un modérateur avec de telles qualités vous permettra d'atteindre les objectifs définis pour cette rencontre. Cela dit, le supérieur hiérarchique n'est pas le meilleur choix pour ce rôle. La fonction de l'animateur exige qu'il ne soit pas l'un des participants avec un fort degré d'implication.
Animer et écouter, c'est également assurer une bonne régulation du temps de parole pour chaque participant. L'animateur doit être en mesure de traiter un nouveau sujet comme un point séparé du calendrier lorsque celui-ci risque de concentrer les discussions.
Définir des règles claires
Pour organiser une réunion efficiente, il faut commencer par formuler de manière claire les questions à l'ordre du jour et le timing prévu pour chacun des points à aborder. Tout au début de la rencontre, l'animateur doit informer les participants qui désirent critiquer qu'ils peuvent faire une contre-proposition. Il précise à cet effet que toutes les propositions seront débattues au cours de la séance. Sachez que des critiques positives sont essentielles à des échanges constructifs.
Dans cette optique, le modérateur doit rappeler si nécessaire le report à la prochaine réunion des thèmes non traités. Pour ce faire, il nomme un secrétaire de séance dont la fonction consiste à pendre note des décisions arrêtées. Il convient de souligner que l'établissement des règles de ce début ne peut avoir une durée supérieure à deux minutes.
Penser à résumer les résultats
Faites preuve de dynamisme en synthétisant les résultats de la rencontre. Le modérateur doit par conséquent résumer oralement l'ensemble des décisions prises. Cette tâche concerne aussi les missions de chaque participant pour le rendez-vous à venir ainsi que les points qui n'ont encore pas fait l'objet de débat. Ces sujets non abordés doivent être inscrits à l'agenda du prochain ordre du jour. Par cette démarche, l'animateur juge avec l'assistance l'atteinte ou non des objectifs de la rencontre. Grâce à cette évaluation, il s'assure que les participants ont la même compréhension des choses et que tout est parfaitement dans l'esprit de tous.
Le secrétaire de séance doit assurer de la diffusion aux participants et à toute personne un compte-rendu dans les 24 heures suivant la réunion. Concis et précis, ce document de synthèse des résultats de la rencontre ne doit pas être rédigé en plus de deux pages.
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