Manager ou RH, vous pensez maîtriser l'art du recrutement ? Mais savez-vous comment intégrer vos nouveaux collaborateurs ? L'intégration est la dernière étape d'un processus de recrutement. Nous vous donnons des conseils pour réussir cette étape cruciale et indispensable.
L'importance de bien intégrer les nouvelles recrues
Conserver les talents dans l'entreprise
L'intégration, ou onboarding, est une étape cruciale du recrutement. Indispensable, elle permet de créer du lien et de fidéliser votre nouvelle recrue.
L'enjeu de l'intégration est de conserver les talents que vous avez soigneusement choisis. Il serait totalement contre-productif de dépenser d'importantes sommes pour trouver la perle rare et la voir partir après quelques mois, sous prétexte qu'elle ne se sent pas à sa place. Vous l'avez compris : négliger l'arrivée d'un salarié est une grave erreur !
L'onboarding doit donc être au cœur des priorités.
Libérer tout le potentiel de vos nouveaux collaborateurs
Souvent négligée, cette phase est un investissement qui paye à long terme. Résultats plus rapides, productivité du salarié accrue, talents conservés... Prendre le temps de correctement intégrer chaque recrue, c'est lui donner les moyens de se familiariser avec son contexte de travail, d'intégrer la culture de l'entreprise et de créer des liens forts avec ses collègues.
On ne le dira jamais assez : un onboarding réussi contribue à la réussite professionnelle de tout nouveau collaborateur, et donc au succès de l'entreprise à long terme.
De plus, les premiers pas dans une structure déterminent l'état d'esprit du salarié. Si vous n'incarnez pas immédiatement le professionnalisme et la qualité que vous attendez de vos collaborateurs, il ne vous prendront pas au sérieux. Et à juste titre ! Il serait déraisonnable de ne pas montrer l'exemple.
Que vous ayez déjà entendu parler de l'onboarding, ou que vous découvriez ce terme en lisant ces lignes, nous vous donnons les meilleurs conseils pour accueillir vos nouvelles recrues.
Quelles sont les clés d'un onboarding réussi ?
1. Préparer l'arrivée de votre nouvelle recrue
Une intégration réussie est une intégration préparée ! Il est essentiel d'anticiper l'arrivée de chaque personne dans votre structure. Dès son premier jour, l'employé doit se sentir attendu et respecté.
Pour cela, il est indispensable de prévenir les autres salariés de l'arrivée d'un nouveau. Le minimum est d'envoyer un e-mail à l'ensemble des collaborateurs, avec une photo et une courte description du nouvel employé. Cela incite à mettre en place des échanges cordiaux et personnalisés, dès la première rencontre. Insistez auprès des équipes qui seront amenées à travailler avec le nouveau salarié. Pensez également à prévenir les fonctions supports, concernées par cette arrivée prochaine.
Installez impérativement son poste de travail. Tout doit être en place et opérationnel : bureau rangé, ordinateur configuré, fournitures indispensables à portée de main... Préparer un espace de travail dédié est le minimum pour incarner le professionnalisme et le respect attendus dans toute entreprise.
Vérifiez que les procédures administratives sont en règle et qu'un badge a été prévu, si besoin, pour que l'employé puisse circuler librement dans les locaux.
Enfin, désignez un référent de l'onboarding. Ce tuteur sera responsable de guider le nouveau lors de ses premiers pas. Présent dès l'accueil du premier jour, il devra se montrer disponible et volontaire par la suite. Il est préférable d'éviter la hiérarchie directe et d'opter pour un profil similaire, mais plus expérimenté. Cela facilite la communication entre le mentor et le mentoré, en contournant les barrières inconsciemment créées par la hiérarchie.
2. Suivre un parcours d'intégration efficace
Le premier jour doit permettre au nouveau collaborateur de découvrir l'entreprise et sa culture, de comprendre son nouvel environnement de travail, de faire la connaissance de ses futurs collègues et d’appréhender au mieux son poste et ses missions.
Pour atteindre tous ces objectifs, le parcours d'intégration doit être correctement organisé. Généralement, il dure toute la journée.
Cela peut sembler inutilement chronophage. Il est pourtant primordial de prendre le temps de tout expliquer dès le premier jour car, pris dans le quotidien de l’entreprise, le temps fini par manquer et cette tâche risque de passer à la trappe.
Ainsi, le premier jour doit commencer de manière informelle. Laissez le temps à la nouvelle recrue de se mettre à l'aise. Préparez par exemple une petite attention pour accentuer son sentiment d'appartenance et le mettre en confiance. Un déjeuner ou petit déjeuner d'équipe est le minimum. Complétez éventuellement avec un mot de bienvenue sur le tableau d'équipe ou encore un petit cadeau aux couleurs de l'entreprise. Ces gestes, malgré leur simplicité, sont terriblement efficaces pour créer du contact et de la convivialité.
Prenez un moment pour remettre un livret d'accueil, avec les informations essentielles. Parcourez rapidement le livret avec son destinataire. Surtout, indiquez-lui les moyens mis à sa disposition pour trouver des informations supplémentaires.
Poursuivez avec une visite des locaux de l'entreprise. Les bureaux et salles de réunion, évidemment, mais également les sanitaires, le réfectoire et les issues de secours. Gain de temps considérable, la visite permettra au nouveau collaborateur d'éviter des déambulations inutiles dans les couloirs ou entre les collègues, par faute de s'avoir s'orienter ou d'avoir identifié la bonne personne à qui s'adresser.
Après un déjeuner convivial, prévoyez une présentation de l'entreprise, de ses valeurs et de son fonctionnement. Vidéo, présentation Powerpoint, dépliant… Créez un support qui ressemble à votre entreprise et qui soit parlant pour une nouvelle recrue. Veillez à remettre un document clair, aéré et qui ne croule pas sous les informations.
Enfin, terminez la journée par un entretien en petit comité. Le membre fraîchement accueilli pourra remonter ses doutes et interrogations tandis que vous pourrez clarifier ses missions et objectifs.
3. Rester attentif et disponible pendant 6 à 9 mois
Pour vraiment solidifier la confiance d'un nouvel employé et le fidéliser, son intégration ne doit pas s'arrêter au premier jour.
Dans les mois suivant l'arrivée, restez disponibles, vous et le tuteur choisi, pour répondre aux interrogations du nouveau collaborateur et le faire progressivement adopter les coutumes de l'entreprise. Pensez à impliquer toute l'équipe dans cette phase de l'onboarding.
Dès les premiers jours, accueillez immédiatement la nouvelle recrue dans les réunions. Cela lui permettra d'intégrer le fonctionnement de votre structure, mais également les méthodes de travail de ses collègues.
Prévoyez rapidement des formations aux outils qu'il utilisera régulièrement. Former un nouveau collaborateur pendant sa période d'essai peut paraître coûteux et chronophage. Pourtant, former une recrue malgré ces risques montre qu'on lui fait confiance. Le collaborateur n'en sera que plus impliqué dans sa mission.
Pour finir, planifiez des débriefings réguliers avec le jeune salarié. Donnez-lui l'occasion de s'exprimer, suivez et guidez son épanouissement professionnel. Tout au long de la période d'essai, il doit se sentir soutenu, entendu, accompagné. C'est ainsi qu'un employé donnera le meilleur de lui-même et libérera tout son potentiel.
Vous pourriez aussi profiter de ce regard neuf porté sur votre structure. Recueillez les avis, positifs comme négatifs, les pistes d'amélioration, les retours sur l'image de l'entreprise, la clarté des processus et des éléments de communication, etc. Cela permet d'améliorer votre processus d'intégration, un peu plus à chaque recrue. Pensez donc à documenter l'intégration. Demandez éventuellement à la nouvelle recrue un rapport d'étonnement, relatant son avis sur l'entreprise et son accueil.
Vous avez maintenant toutes les clés pour réussir l'intégration des nouveaux collaborateurs ! N'oubliez pas : un processus d'onboarding documenté est la dernière étape d'un recrutement réussi.
Outre l'intégration des nouvelles recrues, la rétention des salariés passe également par une expérience collaborateur réussie. Il est important d'assurer au mieux la mobilité de votre personnel lorsque vous y êtes confronté. En ce sens, si vos collaborateurs sont amenés à se déplacer sur Paris, des locations dédiées existent. Vous pouvez notamment retrouver des studios meublés, des biens réservés à de la location longue durée ou encore des locations d'appartement avec 2 chambres pour les déplacements à plusieurs.
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