Expatriés, impatriés: comment loger vos collaborateurs à Paris pour quelques semaines ou quelques mois ?

Paris demeure la destination préférée des touristes mais attire aussi depuis des années un autre profil de visiteurs qui posent leurs valises pour quelques semaines ou débarquent avec femme/mari et enfants pour plusieurs mois : cadres étrangers qui doivent passer par Paris deux semaines par mois ou qui y sont envoyés pour une mission d’un an ou plus, mais aussi des cadres français qui rentrent de mission à l’autre bout du monde et doivent retrouver leurs marques -et un logement- dans la capitale.

C’est généralement aux services RH qu’il incombe de trouver des solutions adéquates de logement pour ces collaborateurs.trices globe-trotters.euses.

Quelles sont les meilleures options pour chacun de ces cas ?

Pour les séjours de courte durée : l’hôtel.

Si vous devez envoyer votre collaborateur.trice à Paris pour quelques jours ou quelques semaines, vous pouvez envisager de le.la loger à l’hôtel. Le parc hôtelier de Paris est très important notamment pour répondre à la demande croissante du tourisme et du tourisme professionnel (salons, séminaires, etc.) et la plupart des grands hôtels proposent des tarifs négociés pour les entreprises. Vous pourrez sans grande difficulté en trouver un près de vos bureaux parisiens.

C’est une solution au coup par coup qui demeure cependant assez coûteuse si vous voulez une chambre confortable et des services de qualité.

De plus l’hôtel aussi charmant soit-il, demeure un lieu assez impersonnel. Certains apprécieront de profiter du buffet du petit déjeuner et de dîner au restaurant mais cela peut s’avérer frustrant de toujours manger dehors et de ne pouvoir cuisiner soi-même notamment pour les cadres qui voyagent une grande partie de l’année.

Généralement l’employé.e doit régler lui-même/elle-même la chambre au départ de l’hôtel et faire ensuite une note de frais pour obtenir son remboursement.

Pour les séjours de moyenne durée: l’appartement meublé.

Si votre collaborateur doit se rendre à Paris pour un mois ou plus, vous devriez envisager de préférence la location d’un logement temporaire particulier. Trouver ce type de biens peut paraître compliqué de prime abord mais il existe en réalité des agences spécialisées, très qualifiées et qui seront l’interface entre votre entreprise et les propriétaires désireux de louer leur appartement. Ils sauront s’adapter à vos attentes mais aussi vous conseiller en termes de lieu, budget, services proposés, etc. le tout en toute transparence et la garantie de ne pas avoir de mauvaise surprise.

Selon les prestations, l’accueil est généralement personnalisé et les agences possèdent un service dédié en cas d’urgence (perte de clé, fuite d’eau, etc.) voire même une conciergerie pour rendre le séjour aussi agréable que possible à votre collaborateur.trice.

Même si le séjour est l’affaire de moins d’un mois, vos collaborateurs.trices apprécieront ainsi de retrouver l’atmosphère d’un vrai chez-soi que seul peut procurer un appartement. Ils pourront choisir de sortir dîner ou de prendre à emporter ou même de cuisiner eux-mêmes. Les autres services sont les mêmes qu’à l’hôtel : service de nettoyage, câble télé, internet, serviettes de toilettes, etc.

Si plusieurs de vos collaborateurs.trices se rendent à Paris régulièrement, vous pouvez même envisager de louer sur une plus longue période le même appartement et d’optimiser ainsi son occupation. Et cela sera d’autant plus agréable pour un employé.e que de revenir dans un lieu désormais familier. Et vous pourrez l’utiliser y compris pour les séjours de courte durée.

Enfin, le service RH pourra régler directement à l’agence les frais de location au mois, ce qui sera simplifiera la vie des collaborateurs.trices qui n’auront pas à avancer les frais de logement.

Pour les séjours de longue durée : le logement temporaire.

Si vous devez envoyer un.e collaborateur.trice à Paris avec sa famille pour une mission de plusieurs mois, la location d’un logement temporaire s’impose. Là aussi, il est plus simple de confier la recherche de l’appartement à une agence spécialisée qui pourra dialoguer avec les RH mais aussi en direct avec la famille pour comprendre leurs besoins et leurs envies (école, crèche, commerces, logement moderne ou avec le cachet de l’ancien, etc.), leurs priorités (quartier calme, animé, proche du bureau, etc.) pour leur faire des propositions ciblées.

Le départ pour un pays étranger peut s’avérer une situation difficile à gérer surtout quand on part avec son compagnon/sa compagne et ses enfants. En offrant ce type de service à votre employé.e (souvent dans le cadre d’un accord global), vous lui enlèverez une grosse partie du stress.

Ces appartements sont meublés, le plus souvent avec goût. Le grand avantage est que vos collaborateurs.trices pourront s’y installer en l’état et que cela leur évitera de devoir racheter meubles, vaisselles, écran télé, frigo, etc. –et de tenter de les revendre au moment du départ-. Les locations, selon les prestations, peuvent être proposées avec toutes les options (électricité, internet, câble, etc. inclus). Une fois installé, c’est votre collaborateur.trice qui reprendra généralement en charge le coût du loyer mais vous aurez ainsi réglé en amont toute la préparation et certaines des tracasseries administratives. Très appréciable quand vous débarquez dans un pays étranger et que vous devez rapidement vous mettre dans le bain et assurer dans votre nouvelle mission.

Si le logement temporaire via une agence spécialisée est la solution idéale pour les expatriés, il peut aussi tout à fait être envisagé pour le retour au bercail des impatriés. Après un long séjour à l’étranger, le retour en France peut être vécu lui aussi comme une épreuve et là encore la gestion du logement est essentielle pour épargner à la famille un stress supplémentaire en plus du probable gros coup de blues qui va leur tomber dessus à l’arrivée. Louer un logement temporaire permet de se poser rapidement, de reprendre une vie aussi normale que possible et de chercher tranquillement et sans pression un logement plus définitif. A privilégier pour une transition en douceur.

Ce type de prestation se négocie aussi dans le contrat global d’expatrié.e dont vous discuterez soigneusement et de manière la plus exhaustive possible avec le candidat au départ. Certes cela représente un investissement en temps et en argent mais en gérant ces problématiques avec votre collaborateur.trice, vous optimiserez ses performances au sein de votre entreprise. Une dynamique « gagnant-gagnant » !