Dossier locataire : Quels documents fournir pour une location ?

Lorsqu’un propriétaire met un bien à la location et qu’il recherche un futur occupant, sa préoccupation est de trouver quelqu’un de sérieux et de solvable. Comment faire son choix parmi plusieurs profils ? La loi l’autorise à demander un dossier locataire dans lequel le candidat compile certains documents pour attester de son identité, de ses revenus et de sa situation. 

Nous vous proposons un point détaillé sur les pièces justificatives qui composent ce dossier. Découvrez les bonnes pratiques à adopter par les deux parties et les ressources utiles pour le bailleur et son locataire. 

Les documents relatifs à l’identité du locataire

Le propriétaire peut réclamer une seule pièce justifiant l’identité du locataire. Celle-ci doit comporter une photo et être valide. Ainsi, un candidat peut fournir : 

• son passeport, qu’il soit français ou émis par un autre pays ; 
• sa carte d’identité nationale, quel que soit le pays émetteur ; 
• un document justifiant du droit au séjour en France comme une carte de résident, une carte de séjour temporaire ou une carte de ressortissant ; 
• un permis de conduire français, d’un pays d’Europe ou étranger. 

Les justificatifs de domicile

Là encore, le propriétaire a le droit d’exiger un document prouvant l’adresse du candidat. Il ne peut pas les cumuler et doit choisir entre les éléments suivants : 

• un titre de propriété de résidence principale ou le dernier avis de taxe foncière ; 
• les trois quittances de loyer les plus récentes ; 
• une attestation du bailleur/mandataire qui confirme que la personne est à jour du paiement de ses charges et de ses loyers ; 
• une attestation sur l’honneur émise par l’hébergeant qui accueille le candidat dans son domicile et prouve sa résidence ; 
• une attestation d’élection de domicile (Cerfa 16030), par exemple pour les personnes sans adresse stable. 

Les attestations professionnelles

Il n’est pas rare que le dossier comporte un ou plusieurs justificatifs de la situation professionnelle du candidat. Ces documents peuvent prendre différentes formes. 

• Une carte d’étudiant ou un certificat de scolarité pour les jeunes en études supérieures.  
• Un contrat de travail, de stage ou une attestation de l’employeur. Cette dernière doit préciser la date d’entrée en fonction, le terme de la période d’essai (s’il y en a une) et la rémunération. 
• Un extrait Kbis ou K du registre du commerce de moins de 3 mois.
• Un extrait D1 du registre des métiers, là encore, de moins de 3 mois. 
• La carte professionnelle pour un professionnel libéral. 
• Le certificat d’identification de l’Insee pour un indépendant. 
• Toute pièce attestant d’un emploi ou d’une activité rémunérée.   

Dossier locataire : les pièces relatives aux ressources du candidat 

Le bailleur est en droit de solliciter un ou plusieurs documents attestant des revenus du futur locataire. L’objectif ? S’assurer que celui-ci est capable de s’acquitter du paiement du loyer. Les justificatifs valides dépendent de la situation du locataire. 

• Les 3 derniers bulletins de paie. 
• Le dernier avis d’imposition ou de non-imposition. Si les revenus n’ont pas été soumis à l’impôt en France, le candidat doit fournir un document équivalent délivré par une administration fiscale. 
• Un justificatif d’indemnités de stage.
• L’avis d’attribution de bourse pour un étudiant.
• Les 2 bilans comptables les plus récents pour un entrepreneur.
• Les 3 derniers justificatifs du versement de pensions, retraites, allocations sociales ou familiales. 
• Le dernier avis de taxe foncière ou un titre de propriété. 
• Une preuve de rente viagère, revenu foncier ou revenu de valeurs et capitaux mobiliers. 

Les documents spécifiques à la caution 

Tout comme pour le candidat à la location, le propriétaire peut réclamer des justificatifs au garant qui se porte caution. Là encore, on retrouve des preuves de son identité, de son activité et de ses ressources. Néanmoins, les exigences diffèrent si la caution est une personne physique ou morale. 

Les pièces facultatives pour un dossier plus solide

En cas de marché tendu où les biens sont loués en moins d’une journée, un candidat peut vouloir étoffer son dossier locataire pour se démarquer. En rendant sa candidature plus solide, il met toutes les chances de son côté pour rassurer le bailleur. 

Ainsi, il est judicieux de compléter son dossier en ajoutant : 

• une lettre d’accompagnement qui présente tous les points positifs de la candidature (motivation, situation professionnelle, caution) ; 
• un justificatif émis par la Caf/la MSA concernant la simulation d’attribution d’aide au logement et qui témoigne de votre réel intérêt pour le bien ; 
• un RIB ; 
• un devis d’assurance habitation pour l’appartement ou la maison convoitée. 

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Original, copie, traduction : le point sur les bonnes pratiques

Pour chaque justificatif exigé, le décret du 5 novembre 2015 autorise le candidat à présenter une copie du document original. Toutefois, le propriétaire peut demander à consulter cet original, à des fins de comparaison. Dans l’idéal, à chaque visite, le futur locataire doit disposer des deux versions pour être prêt à toute éventualité. 

À noter : il existe une exception. Les extraits Kbis, K ou D1 qui certifient l’activité professionnelle d’entrepreneurs doivent être des originaux. 

Un document est en langue étrangère ? La loi exige sa traduction en français, faute de quoi, un propriétaire peut tout à fait le refuser. 

Les pratiques interdites pour les propriétaires

Pour éviter tout flou autour du dossier locataire, le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 a dressé la liste des pièces justificatives qui peuvent être demandées. Cette liste concerne le parc locatif privé et la mise en location d’un logement meublé ou non meublé. En application de ce décret, un bailleur ne peut réclamer : 

• une copie de la carte Vitale ou de votre dossier médical ; 
• une photocopie de votre relevé bancaire ou une attestation de bonne tenue de compte ; 
• une photographie d’identité ; 
• un extrait de casier judiciaire ;
• un contrat de mariage. 

Exiger un justificatif non autorisé est passible d’une amende. Elle peut atteindre 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € s’il s’agit d’une personne morale. 

En parallèle, le choix du locataire doit se faire sur des critères de solvabilité. Toute discrimination d’âge, de sexe, d’origine, de statut social, d’apparence ou autre est pénalement répréhensible. Le bailleur encourt alors une peine pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende. 

Documents falsifiés : quelles conséquences ? 

La loi encadre aussi les pratiques du côté des candidats. Un bailleur qui s’aperçoit, après la signature, que le locataire a fourni des pièces modifiées, peut obtenir l’annulation du bail et l’expulsion de l’occupant. En parallèle, produire de faux documents est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 375 000 € et 5 ans d’emprisonnement. 

Pour simplifier les démarches et éviter toute déconvenue, il est possible d’utiliser le service DossierFacile. Les candidats déposent les pièces justificatives nécessaires en ligne. Elles sont sécurisées par un filigrane et conservées dans un dossier personnel. Elles sont ensuite vérifiées et validées par les équipes du ministère du Logement. 

Vous êtes bailleur et vous souhaitez profiter d’un accompagnement sur mesure à chaque étape, y compris pour l’examen des dossiers des candidats et la présélection des locataires ? Faites appel à un spécialiste de la gestion locative pour disposer de conseils d’expert et de sa maîtrise réglementaire. 

Récapitulatif du dossier locataire pour un processus locatif optimisé 

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